メーリングリスト利用手引き

1. メーリングリストとは

 大勢の人に定期的にメールを送信する場合、毎回全員のアドレスを入力するのは大変です。また、グループで話をしている時はその返事を書くのにも全員のアドレスが煩雑に並ぶことになります。
 メーリングリストは、このような場合に便利です。一つの代表となる宛先を作り、そこにグループ全員のメールアドレスを登録しておきます。そして、その宛先にメールを送れば登録されている全員に同じ内容のメールが届くシステムです。

メーリングリスト概略図


2. 大学で提供するメーリングリスト

 本学ではMailman というソフトウェアを利用して、メーリングリストのサービスを提供しています。メーリングリストの管理は、Web 上で行います。複数人でメーリングリストを管理したり、過去のメールの保存や閲覧、サブジェクトへの固定文字列の追加、メール本文にヘッダやフッタなどの追加など、他にも多くの便利な機能を持っています。
 

3.メーリングリストを利用する条件

 メーリングリストを利用するには下記の条件を満たしている必要があります。なお、任意団体や個人的なメーリングリストの開設は認めていません。ご注意ください。
  • 目的が教育目的であること
  • 正課活動で利用すること
  • 課外活動で利用する場合は届出団体以上であること
 メーリングリストに登録されるメンバーは、下記の条件を満たしている必要があります。
  • 基本的にメンバーが本学関係者であること
  • メーリングリスト管理者は本学大学構成員であること
 メーリングリストの管理は、それぞれのグループに任されます。管理する人には、それなりのコンピュータの知識が必要とされます。そして、情報センターからの連絡があるため、日本語が扱える人に限ります。
 

4. 利用申請

 前項で示す条件を満たし、メーリングリストを開設したい場合はPOST に公開されている開設申込書を印刷、必要事項を記入して情報センターまで提出してください。記入にあたって、以下のことに注意ください。
  • 正課活動において利用する場合は、担当教員が申し込みを行ってください
  • メーリングリスト名には通常のメールアドレスと区別するため、ハイフン(-)を途中に含めてください
    例: center-ml , ss-1999
  • メーリングリスト名は必ず英小文字から始まり、英小文字か数字で終わるよう構成してください
  • メーリングリスト名は、ハイフン以外は英小文字と数字だけで構成してください
  • 申請者以外に別途管理者を加えたい場合、利用目的欄にそのユーザID を記入してください
  • 管理者には学内のメールアドレスを登録してください
    例: sandai@cc.kyoto-su.ac.jp , sandai@cse.kyoto-su.ac.jp
 

5. メーリングリストの利用

 メーリングリストの作成が完了すると「メーリングリスト作成完了のお知らせ」というメールが申請者に届きます。そのメールに記載されている情報をよくお読みください。
 メーリングリストを作成した時点では、誰もメンバーが登録されていません。従いまして、「メーリングリスト作成完了のお知らせ」に記載していますメーリングリストのパスワードを用いて、メーリングリスト管理用のWeb 画面からメンバーの登録等の設定を行います。
 詳しいMailman の使い方や活用の仕方、メーリングリストの管理、注意点については、以下のドキュメントをご覧ください。  なお、メーリングリストのパスワードは管理者が円滑に運用を行うため、直ちに独自のパスワードに変更してください。設定するパスワードは、複数の管理者でパスワードを共有して利用することがあるため、自身のアカウントで使用しているパスワードやそれに類似したパスワードに設定しないでください。
 

6. メーリングリストの削除

 メーリングリストの利用を終えた場合は、メーリングリストを削除してください。 削除の方法は、「5. メーリングリストの利用」で紹介している「Mailman管理者マニュアル」を参照ください。
 

7. 免責事項

 以下の条件に該当する場合、メーリングリストの利用を削除することがあります。予めご了承ください。
  • 1年以上利用のないメーリングリストに対して、情報センターからメーリングリスト管理者に対して連絡を行います。その連絡に対して返信がない場合
  • 3.メーリングリストを利用する条件」に反していることが判明した場合、情報センターからメーリングリスト管理者に対して連絡を行うが、その連絡に対して返信がない場合
  • メーリングリスト管理者に登録されているメールアドレスがないまたは登録されているメールアドレスすべてが無効の状態である場合
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