電子メールとは


1. 電子メールの利便性と落とし穴

 電子メールは、インターネットを経由してメッセージをやり取りするシステムのことをいい、「e-mail」とも、単に「メール」とも呼ばれます。コンピュータや携帯電話等を用いて送受信し、生活をする上で不可欠なものになっています。
 なぜ電子メールがここまで普及したのでしょうか。それは、電子メールは人と人とがメッセージを交換する「コミュニケーションツール」だからです。電子メールや既に紹介したWeb などインターネットを用いたサービスは数多くありますが、コミュニケーションの基本要素である「会話」に最も近くシンプルなサービスが電子メールです。
 電子メールを使いこなせるようになるということは、いろいろな人とコミュニケーションをとるための近道です。いろいろな人との出会い、「ヒューマンネットワーク」を築いて、より充実した大学生活を送ることができるよう、電子メールの利用をマスターしてください。


電子メールの便利なところ

電子メールを利用すると、インターネットを経由して世界中のコンピュータとの間で文書やファイルのやり取りができます。そのため、いろいろな点で便利です。

  1. 速く届く
    相手が地球の裏側に住んでいても、多くの場合、数分以内には相手の手元に電子メールが届きます。
  2. いつでも利用できる
    24時間、365日いつでも利用可能です。また、電話と違って、相手がどのような状態であっても電子メールを届けることが可能です。
  3. どこからでも利用できる
    インターネットを通じて相手に電子メールを届ける仕組みとなっているので、インターネットに接続された機器があればどこからでも電子メールを読んだり書いたりできます。
  4. 省資源である
    手紙の場合は紙に書いて送るのに対し、電子メールはコンピュータ等の中に保存されるために紙を使いません。
    また、消さない限りはいつでも、どこからでも取り出して読み返すことができるほか、キーワードを用いた検索で、必要な電子メールをすぐに探すことができます。

電子メールの弱点

電子メールといえども万能ではありません。以下の点においては、他のコミュニケーションツールに劣っています。

  1. 確実に相手に届く保証がない
    電子メールは、インターネットを経由する途中で、停電や機械の故障などによって紛失してしまう可能性があります。重要な連絡の場合はメールだけに頼らず、他の連絡手段も用いるようにしてください。
  2. 自分と相手がともにインターネットに接続していなければならない
    電子メールは、その発信と受信にコンピュータなどを使うため、お互いが送受信するための機器を所有していないとメッセージのやり取りができません。また、その機器はインターネットに接続されていなければなりません。

 ここまで電子メールについて簡単に紹介してきましたが、最終的に使うのは皆さん自身です。電子メール、電話、FAX、手紙、直接対面等、どのコミュニケーション手段を利用するのがよいか、また相手の文化や風習、地域差も考えて、それぞれの場面において最適なものを使ってください。


2. 電子メールアドレス

 電子メールを送る際、送る相手はどのように特定すればよいでしょうか?郵便物を送る場合は、相手を特定するために相手の住所、名前を記載します。これと同様に、電子メールの世界では、電子メールアドレス(以下、「メールアドレス」という)を記載することで相手を特定します
メールアドレスは、世界中で一つだけのものです。皆さんに発行されるメールアドレスも例外ではありません。たった一つであるからこそ、電子メールの送受信にメールアドレスが使えるのです。

 なお、本学では、学生全員にメールアドレスを発行し、サービスを提供しています。本学で発行しているメールアドレスは、次のような書式になっています。

メールアドレスの図

 アドレスの表記は西欧式になっています。左側から右側に向かって、小さな区分から大きな区分へとなっていきます。各区分はドット( . )で区切られて、どこからどこまでがひとつの区分なのかを分かりやすくしています。

名称 意味
  ローカルパート
郵便でいう氏名にあたる部分です。
ローカルパートは、個人を識別するための文字列です。
初期状態であれば、ユーザIDと同一です。
  ドメインパート 郵便でいう住所にあたる部分です。
ドメインパートの多くは、国や組織の種類、組織の名称で構成されています。
本学のメールアドレスであれば、次の意味を持ちます。
cc :Computer Center
kyoto-su:京都産業大学
ac :学術研究機関
jp :日本

3. 電子メールを利用する際の留意点

1. マナー

 携帯電話の電子メール機能を含めて、日常的に電子メールを利用されている方も多いと思われますが、改めて電子メールを利用する際のマナーを見直してください。
 電子メールを利用する際のマナーについては、コンピュータガイド「6.1. 京都産業大学インターネット利用に関するガイドライン」の「6.2.メールの利用」を参照してください。

2. 割り当て容量について

 個人に割り当てられた保存割当容量は、教員が3000Mbytes、大学院生・学部生が2000MBytesです。 この 割当容量を超えた場合、新たに届いた電子メールを受け取ることができなくなります。

メール容量を確認する画面

 割当容量の空きが少なくなった場合、不要な電子メールを削除し、割当容量を超えないようにしてください。
 なお、削除した電子メールは「ごみ箱」または「迷惑メール」のメールボックスに入っているので、それらを空にしてください(空にしないと使用量は減りません)。

 以下のメールボックスにあるメールは、移動してから 30日を経過した日に削除されます。
【ごみ箱】
 サーバフォルダ名:『~/Maildir/.Trash』
【迷惑メールボックス】  
 サーバフォルダ名:『~/Maildir/.JunkMail』
ただし、該当のメールボックスに移動後、「未読から既読にする」「フラグを付ける」等、変更を加えたメールは、その日から30日を経過した日に削除されます。

3. 添付ファイルのサイズについて

 メールのサイズが大きくなると、送信先に迷惑をかけたり、届かない可能性があります。そのため本学では、メールのサイズが10Mbytes を超える場合、該当のメールを送受信できないよう設定しています。
 ただし、メールにファイルを添付する場合、メールのサイズは実際のファイルサイズより1.3倍程大きくなるため、添付するファイルサイズは目安として7Mbytes 以下にしてください。

4. 添付できないファイルについて

 本学では、危険な実行コードを含む可能性のある実行ファイル(拡張子が.exeなど)のメールを送受信できないように設定しています。制限している拡張子は下記のとおりです。

ade adp bat chm cmd com cpl exe
hta ins isp jse lib lnk mde msc
msi msp mst pif reg scr sct shb
src sys url vb vbe vbs vxd wsc
wsf wsh            

4. 迷惑メール

  既にここまでで説明してきたとおり、電子メールはその特徴を理解することによって主要なコミュニケーションツールとして様々な場面で利用することができます。
 しかし、便利になったのはいいですが、問題となることが多々あります。これから、その問題点についてその概要と対策を見ていきましょう。

迷惑メールとは

 迷惑メールとは、受信者が求めていないのに勝手に送信される電子メールのことをいいます。「spamメール」とも呼ばれ、Webページ等を通じて入手したメールアドレスに対して無差別に、かつ大量に電子メールを配信することで、インターネットを利用した広告のダイレクトメールとして使われます。最近では、広告メールだけでなく詐欺的なメールを送信する業者等もありますので、十分に注意が必要です。
 また、広く解釈した場合はウイルスメール等もここに含まれます。

迷惑メールによる影響

 迷惑メールは、無差別かつ大量に電子メールを送信するため、メールサーバ等に大きな負担をかけることになってしまいます。このため、本来届くべき電子メールの到着が遅れたり、また場合によっては届かなくなったりすることもあります。
 また、迷惑メールが大量に送られてきた場合、読むべき電子メールを見落としてしまったりするほか、割当容量を超えてしまった場合には、新たな電子メールが届かなくなってしまいます。

迷惑メールを受け取らないようにするには?

 これらの迷惑メールを完全に排除できるような対策は、残念ながら現時点ではありません。そのため、各自で気をつけるしかありません。
 次のような対策を行うことで、迷惑メールの受け取る可能性を減らすことができます。

  1. Webページにメールアドレスを公開しない
    迷惑メールの送信者は、Webページ上からソフトウェア等さまざまな手段を用いてメールアドレス等の個人情報を収集しようとしています。そのため、メールアドレスを記載する必要があるときは、メールアドレス部分に画像を用いる等して、「メールアドレスの文字」が機械的に読み取られないようにすることが重要です。
  2. 個人情報を入力するWebページには注意する
    最近ではWebページを通じて通販や懸賞への申し込みも可能になりました。しかし、これらのWebページからメールアドレスを含め個人情報が漏れることもあります。
    入力する前に、実施しているところが信頼できる組織かを確認してください。また、個人情報の取り扱いが明記されていることの確認が必要です。
  3. ウイルス対策ソフト等を導入する
    自分では予防していたつもりでも、利用するパソコンがコンピュータウイルスに感染してしまい、メールアドレスが漏洩してしまう、という場合も考えられます。これを防止するため、日頃利用しているコンピュータにはウイルス対策ソフトを導入し、常に最新の状態に保つことが重要です。

迷惑メール対策について

 本学では迷惑メール対策サービスを提供しています。これを使うことで、重要な電子メールと迷惑メールを振り分け、重要な電子メールを見逃す可能性を軽減できます。
 詳細は、「電子メールの利用」の中の「X-Spam-Status型迷惑メール対策サービスの利用手引き」(356KB)「Active!mailの学習型迷惑メール対策サービスの利用手引き」(328KB)を参照してください。


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